Главен специалист - административна служба
РЕГИОНАЛНА ДИРЕКЦИЯ ПО ГОРИТЕ – БУРГАС
ОСНОВНА ЦЕЛ НА ДЛЪЖНОСТТА
Подпомага работата на директора, заместник директорите и служителите от дирекцията.
ОБЛАСТИ НА ДЕЙНОСТ
Подпомага работата на директора, заместник директорите и служителите от дирекцията.
ПРЕКИ ЗАДЪЛЖЕНИЯ
1. Осъществява организацията по подготовка на заседания, съвещания и оперативки като осигурява необходимите материали и уведомява участниците за времето, мястото и дневния ред.
2. Предава и получава информация по приемно-предавателните устройства, организира телефонните разговори на ръководителя, приема и изпраща факсове, писма по електронната поща, обработва и систематизира получената информация и я докладва на ръководителя.
3. Осигурява повикването на служителите при директора и прием на външни посетители в съответствие с установения ред.
4. Осигурява снабдяване на кабинета на директора с канцеларски и други материали, организира подреждането и поддържането на кабинета в съответствие с изискванията.
5. Следи и се грижи за изправността на техническото оборудване, свързано с длъжността.
6. В съответствие с резолюциите организира и насочва предаването на документите за изпълнение.
7. Подпомага работата на другия главен специалист – административна служба.
8. Познава и спазва единната система на деловодната дейност и инструкциите за нейното прилагане.
9. Стриктно спазва правилата за приемане и предаване на кореспонденцията и признаците за класиране и подреждане на документите в деловодството.
10. Изготвя заповеди и общи писма свързани с дирекцията.
11. Изпълнява и други конкретно възложени задачи, свързани с длъжността.
12. При изпълнение на служебните задължения носи отговорност във връзка с всички последващи документи, отнасящи се задължения и правата на заеманата длъжност.
13. Да комуникира с потребителите като при изискване на контант със сътвентното специализирано звено на администрацията да предоставя съответен телефонен номер или да предоставя телефонен номер на потребителя на съответния компетентен служител от администрацията. При изявено желание на потребителя да организира прием при директор на РДГ Бургас.
14. Да предоставя информация във входа на проведените разговори с потребители. Пренасочване към търсене на информация на интернет страницата на РДГ Бургас се допуска само по отношение на публикувани образци на документи .
15. Да осъществяват обратна връзка с потребителите дали имат нужда от допълнителна информация. Периодично да докладва на директора с оглед предприемане на коригиращи действия.
16.Изпълнява текущите разпореждания на прекия си ръководител, в рамките на длъжностната характеристика, както и допълнителни функции, които са му възложени от същия, в рамките на закона.
17. Прилагане на правилата свързани с поверителността на документооборота и личните данни.
ИЗИСКВАНИЯ ЗА ЗАЕМАНЕ НА ДЛЪЖНОСТТА
1. Образование: средно, специалност – икономическо или общо.
2. Професионална квалификация :
а) професионална:
- да знае единната система на деловодната дейност и инструкциите за нейното прилагане, както и структурите на предприятието;
- нормативните актове за водене и съхранение на архивни документи;
-правилата за приемане и предаване на кореспонденцията и колетните пратки и признаците за класиране и подреждане на документите в деловодството;
- компютърните програми, прилагани при въвеждане и извеждане на документи;
б) допълнителна: да притежава компютърна грамотност, работа с факс и копирна техника.
в) юридическа: да познава Закона за Държавния архивен фонд, Правилника за вътрешния трудов ред, Правилата за здравословни и безопасни условия на труд, както и други вътрешни актове на дирекцията.
3. Професионален стаж – 2 г.
НЕОБХОДИМИ КОМПЕТЕНТНОСТИ
1. Да познава цялата нормативна уредба, касаеща изпълнението на задълженията от длъжностната характеристика, както и вътрешно-ведомствената документация - заповеди, разпореждания, указания на ИАГ.
3. Да работи добре на компютър.
4. Да планира, организира и контролира собствената си работа.
5. Работа в екип.
6. Инициативност и креативност.
7. Във връзка с Наредба за условията и реда за оценяване изпълнението на служителите в държавната администрация /НУРОИСДА/ чл.15 ал.2 да притежава дигитална компетентност знания и умения за обработване на информация, създаване на съдържание, дигитална комуникация, информационна сигурност и решаване на проблеми, които са необходими за успешно изпълнение на длъжността.
Кандидатите да представят автобиография европейски формат - CV, копия на : диплома за средно образование, лична карта, трудова книжка или служебна книжка.
