Обучителят Лиз Хюбер разказва как да освободим времето си от ненужните дейности и да оптимизираме работното си натоварване.

Анализирайте

Първата стъпка по пътя е към това, да си върнете изгубеното време - да разберете, как го изразходвате. Ясно дефинирайте всяко от задълженията си, изчислете прекарваното за всяко от тях време и помислете дали можете да го оптимизирате.

За целта, използвайте специален журнал или инструмент, като Toggl. С негова помощ си отговорете на следните въпроси:

• какви задачи изпълнявате редовно;
• за каква цел Ви служат;
• колко време отнемат;
• възможно ли е да ги оптимизирате.

Нито един метод не е по-добър за оценяване на работните задачи, от матрицата на Айзенхауер. Този инструмент може да увеличи ефективността Ви на работа десет пъти. Той е изобретен от 34-тия президент на Съединените щати, Дуайт Дейвид Айзенхауер, когато се е опитвал да приоритизира всичките си дела. В крайна сметка се получила матрица, състояща се от четири квадранта, които класифицират задачите по два параметъра: спешност и важност.

Ето как изглежда тя:

Знаете ли кой квадрант заема най-голямата част от вашата работна седмица? Ето няколко критерия:

• квадрант I: струва Ви се, че постоянно гасите пожари и работите в авариен режим. Повечето от Вашите проекти изискват незабавно внимание, поради крайните срокове;
• квадрант II: имате усещането, че всичко Ви се получава, защото внимателно планирате, подготвяте и предотвратявате проблемите, преди да са възникнали. Можете да отделите време за сложни проекти, нови възможности, обучение и изграждане на взаимоотношения;
• квадрант III: прекарвате по-голямата част от времето си в занятия, които незабавно изискват вашето внимание, но не са непременно свързани с приоритетите Ви. Ходите на кратки срещи, оставяте другите да ви разсейват с не спешни телефонни обаждания и имейли. Струва ви се, че постоянно правите неща, важни за другите, но не и за Вас;
• квадрант IV: често Ви се струва, че губите време. Занимавате се с работа, която не е пряко свързана с целите Ви, гледате телевизия, играете игри и седите в социалните мрежи.

След като разберете същността на матрицата, можете да оптимизирате работата си в стила на Айзенхауер:

• анализирайте графика си и съставете списък на всички работни задачи. Обърнете специално внимание на повтарящите се процеси, като седмични срещи, доклади и имейли, тъй като те могат да бъдат лесно оптимизирани. Не се притеснявайте да добавяте задачи, които бихте искали да направите, но нямате време за това;
• категоризирайте дейностите си според тяхната спешност и важност с помощта на матрицата на Айзенхауер;
• изчислете времето, което прекарвате за различните дейности във всеки квадрант. За най-повтарящите се задачи, това няма да бъде проблем. Но със социалните мрежи всичко е много по-сложно - вие стоите в тях, докато работите върху нещо друго. Затова можете да използвате инструменти, като Webtime Tracker и RescueTime, които ще Ви помогнат да разберете колко време прекарвате във Facebook и instagram.

Как да оптимизираме ежедневните задачи с матрицата на Айзенхауер

Успешните хора изразходват 70% от времето си за проекти от втория квадрант. В резултат на това, те постигат своите цели, активно предотвратявайки кризите и водейки по-балансиран и спокоен начин на живот.

Повечето хора, обаче, на практика не правят нищо във втория квадрант, защото са заети с първия, третия и четвъртия. Въпреки това е много лесно да се върне загубеното време, а ето как да организирате задачите си във всеки квадрант:

• квадрант I: фокусирайте се първо върху неотложните и важни задачи;
• квадрант II: отделете време за важните, но не-неотложни дейности;
• квадрант III: премахнете, оптимизирайте, делегирайте или автоматизирайте колкото се може повече спешни, но маловажни задачи;
• квадрант IV: напълно елиминирайте всички ненужни и маловажни дейности.

Откажете се от безполезните дейности

Това е най-ефективната и чиста форма на порядъчност: нищо не трябва да бъде оптимизирано, автоматизирано или делегирано, ако можете просто да го премахнете от графика си. След като конкретизирате задачите, които искате да организирате, разбийте ги на колкото е възможно по-малки парчета и премахнете всичко, което няма никакво значение.

Ето две стратегии, които винаги работят:

• прилагайте закона на Парето, според който 20% от усилията дават 80% от резултата, а останалите 80% от усилията - само 20% от резултата. Съсредоточете се върху най-важните дейности и забравете за останалите;
• научете се да казвате не: Когато Ви възложат нова задача, вместо „Как мога да направя това?“ Попитайте се „Мога ли да откажа?“.

Същото може да се направи и с вашите дела в интернет:

• отпишете се от хората в социалните мрежи, изпращащи неподходящи подкасти и канали в YouTube;
• използвайте инструменти, като StayFocusd, Freedom и Offtime, за да блокирате определени сайтове и приложения по време на работа;
• просто изтрийте профилите си във Facebook, Instagram, Netflix и др.

Как да не се разсейвате на работното място:

• подавайте ненатрапчиви сигнали, че не бива да бъдете разсейвани (например, поставете слушалки или затворете вратата);
• съгласувайте с екипа си времето, когато не бива да Ви разсейват. Определете темите си, които не трябва да насочвате към колегите си.

Откажете се от ненужните срещи:

• не посещавайте срещи, на които присъствието Ви не е задължително;
• напълно отменете ненужните срещи;
• ако е възможно, заменете срещата с имейл;
• намалете честотата на провежданите срещи.

Входящи телефонни обаждания:

• не добавяйте телефонния си номер в подписа си в електронната поща или визитната картичка;
• помолете хората първо да Ви изпратят поща, а не да звънят.

Работна рутина. Работната рутина във всяка компания е различна, но ето някои често срещани примери:

• трудоемки презентации или доклади, които лесно могат да бъдат обобщени в писмо;
• различни програми за обучение, конференции и срещи на чаша кафе.

Ето няколко стратегии, как да освободите времето си от тях:

• преди да започнете нов проект си задайте въпроса: „Дали този проект е свързан с моите цели и приоритети?“;
• не се страхувайте да спорите с шефа, ако не виждате смисъл в дадена задача. Но не трябва просто да изразявате несъгласие, а винаги да предлагате алтернатива.

Оптимизиране

Ето няколко начина за оптимизиране на заданията:

• групирайте подобните задачи и ги изпълнявайте на едно присъствие;
• изработете си навик - определете времеви интервали за заданията. В резултат на това, задачите ще се превърнат в рутина за Вашия мозък и ще ги изпълнявате на автопилот;
• задайте времеви лимит - според закона на Паркинсон “работата запълва времето, което й е отредено”. Времевият лимит за изпълнение на определени задачи ще Ви накара да работите по-ефективно;
• документирайте всички повтарящи се процеси с инструменти, като Pipefy, Manifest.ly или Kissflow;
• създавайте шаблони за повтарящите се задачи;
• не забравяйте за креативността - всеки път, когато срещнете повтарящи се дейности, отговорете си на въпроса: „Мога ли да го направя по-ефективно?“.

Автоматизирайте

Обикновено това е най-забавната част! Същността на автоматизацията е използването на технологии за извършване на ръчни и отнемащи време процеси. Ето как да опростите живота си с автоматизация:

• използвайте инструменти, като IFTTT за изпълнение на прости задачи, свързани с приложения и сайтове. Например: автоматично публикуване на пост от Facebook в LinkedIn и Twitter;
• автоматична доставка - услуги, като Amazon Subscribe & Save автоматично ще попълват запасите Ви от продукти и лична хигиена в съответствие с графика Ви.

Има много начини за автоматизиране на бизнес процесите. Потърсете полезни инструменти в Google или попитайте приятелите си, които извършват подобни дейности.

Делегирайте

Понякога делегирането на задачи е много трудно, защото вярваме, че само ние нормално можем да се справим с работата. Този начин на мислене обаче се намесва в успеха и щастието; само забравяйки за егото, можем да постигнем желаните резултати за себе си и компанията ни.

Аутсорсинг - това е идеята за покупка на време за пари. За да разберете, трябва ли да му обърнете внимание, отговорете си на следните въпроси:

• колко струва един час от работата ми;
• какви задачи мога да делегирам за по-малко пари.

Делегирайте всичко, което не е свързано с Вашите цели или не отговаря на силните Ви страни.

Три начина, как да направите това:

• делегирайте прости задачи на виртуални асистенти;
• делегирайте цели проекти на екипи или фрийлансъри, но ясно обяснете целите и приоритетите и редовно проверявайте резултатите.

За да делегирате решения, отговорете си на въпроса: „С какви проблеми постоянно се обръщат служителите ми?” Например, задайте правило от рода, „покупките за по-малко от $ 50, да не изискват одобрение“ и се доверявайте на персонала.